La plupart des clubs d’échecs scolaires sont gérés par des bénévoles, qui sont souvent les parents des membres du club. Le nombre de bénévoles nécessaires dépend de la taille du club. De nombreux districts scolaires fixent un ratio adultes/enfants pour les activités extrascolaires. Si vous avez un petit club, vous pouvez peut-être le gérer vous-même. S’il est plus grand, vous aurez besoin d’aide.

Notre retour d’expérience sur le recrutement

Le recrutement de bénévoles peut être difficile, et certains directeurs de club ont du mal à demander de l’aide. Les meilleurs candidats sont les parents. Même si la plupart d’entre eux travailleront ou auront d’autres obligations et ne pourront donc pas aider, la plupart des clubs n’ont besoin que de quelques aides, et cela vaut la peine de les trouver.

En général, plus l’enfant est enthousiaste à l’idée de jouer aux échecs, plus il est probable qu’un parent ou un autre membre de la famille l’aidera. Les parents des plus jeunes membres de votre club, s’ils ont le temps, peuvent de toute façon vouloir être avec leurs enfants dans votre club et devraient pouvoir les aider pendant leur séjour. Les grands-parents ou d’autres membres de la famille peuvent également être de bons candidats. Certains clubs ont pu recruter des enseignants, des assistants ou d’autres personnes de leur communauté qui aiment déjà les échecs, comme des retraités ou des membres de clubs d’échecs pour adultes.

Certains clubs qui font payer des cotisations les dispensent ou les réduisent pour les enfants dont les parents s’engagent à aider leur club.

De nombreux clubs utilisent des dépliants d’inscription ou des formulaires d’inscription comme première étape du recrutement de bénévoles. Certains clubs sollicitent des volontaires en envoyant des courriels de groupe aux parents. Mais plus la demande est personnelle, plus vous avez de chances de réussir. En général, cependant, l’envoi d’un courriel ou un entretien individuel a plus de chances de réussir qu’un appel à un groupe. Si vous ne connaissez pas votre groupe de parents, parlez à quelqu’un qui le connaît et essayez d’identifier les parents qui se sont engagés envers votre école. Si vous craignez que les gens soient trop occupés, gardez à l’esprit l’adage selon lequel si vous voulez faire un travail, donnez-le à une personne occupée.

Vous avez des difficultés à trouver des parents pour vous aider ? Il existe d’autres endroits où vous pouvez chercher, notamment les clubs d’échecs pour adultes, les centres pour personnes âgées ou les groupes civiques locaux. Ces sources peuvent également être disposées à faire des dons et/ou à offrir des possibilités de collecte de fonds.

Une idée fausse courante est que les bénévoles doivent être des joueurs d’échecs. Bien que vous puissiez avoir besoin d’un ou plusieurs instructeurs, ce dont la plupart des clubs ont le plus besoin, ce sont simplement des adultes responsables. Certains clubs disposent d’un document destiné aux parents pour leur dire ce que l’on attend d’eux et les mettre à l’aise. Il est également bon, lorsqu’on travaille avec des bénévoles, de commencer petit. Demandez-leur d’accomplir une tâche spécifique, par exemple donner un coup de main un jour donné, assister à une leçon pour voir comment se porte un nouvel entraîneur ou aller chercher des collations pour une prochaine manifestation du club. Voyez comment ils s’en sortent. Souvent, une fois qu’ils ont fait le premier pas, ils s’engagent à en faire plus.

Le recrutement de bénévoles est une tâche permanente, et la plupart d’entre nous qui dirigeons des clubs gardons un œil sur les bonnes perspectives. Un bon moment pour recruter est lorsque quelqu’un vous fait un compliment ou signale à votre club qu’il apprécie ce que vous faites. S’ils ne peuvent pas vous aider, ils connaissent peut-être quelqu’un qui peut le faire.

Il n’est pas surprenant que certains bénévoles soient meilleurs que d’autres. Certains offriront leur aide, mais ne donneront pas suite. Certains seront plus fiables que d’autres. Et d’autres auront plus d’ennuis qu’ils ne le méritent. Vous trouverez une solution. Mais la plupart d’entre nous ont trouvé qu’il était possible de trouver suffisamment d’aides engagées et fiables pour faire fonctionner nos clubs.

La situation se dégrade ? Si votre club ne peut pas continuer sans aide supplémentaire – s’il a pris de l’ampleur, par exemple, ou si votre propre disponibilité a changé – n’hésitez pas à le dire. Si votre club connaît le succès et que les gens savent que son existence est menacée, la plupart du temps, quelqu’un se manifestera, même si ce n’est qu’à la dernière minute.

Répartition des tâches

Bien que certains de vos bénévoles puissent être disposés à assumer une partie de la responsabilité de la gestion globale de votre club, la plupart seront plus à l’aise si vous leur attribuez des rôles spécifiques avec des fonctions définies. Nous vous recommandons de demander à vos bénévoles soit de donner des tranches de temps spécifiques, soit d’entreprendre des tâches qu’ils peuvent effectuer selon leur propre horaire, souvent à la maison.

Voici quelques postes que vous pourriez avoir à pourvoir :

Entraîneurs

Certains directeurs de club enseignent les échecs, mais beaucoup ne le font pas. Il se peut que vous ayez des parents jouant aux échecs ou d’autres personnes de la communauté qui vous aideront à enseigner en tant que bénévoles, surtout si vous pouvez leur fournir un programme d’études.

Moniteurs de club

Ils supervisent et encadrent les enfants pendant les réunions du club. Il peut s’agir de prendre les présences, de tenir les enfants occupés (par exemple, en les jumelant les uns avec les autres s’ils ont besoin d’aide), de régler les problèmes de discipline et de répondre aux questions des enfants et des parents. Les surveillants doivent avoir un horaire fixe, par exemple en couvrant une séance du club une fois par semaine ou deux. Moins il y a de personnes sur votre agenda, plus il sera facile à gérer, mais une certaine flexibilité sera nécessaire pour couvrir les situations où un parent ou un enfant est malade ou si un imprévu survient. Il est préférable d’avoir quelques volontaires en réserve.

Les tâches administratives peuvent souvent être réparties. Une autre personne peut tenir votre liste et gérer vos adhésions. Si vous tenez un registre des victoires et des défaites et que vous disposez d’un système de classement des clubs, quelqu’un peut s’en charger. Si vous avez besoin d’un trésorier, vous pouvez peut-être en trouver un. Si vous souhaitez fournir des tee-shirts aux membres de votre club, ou si vous fournissez des collations ou des pizzas pour des occasions spéciales, ces tâches sont souvent faciles à déléguer.

Les artisans locaux

Si vous avez la chance d’avoir un ébéniste dans votre ville et que vous connaissez bien, il se peut qu’il vous aide à vous fournir des tables d’échecs faites en bois comme cela a été le cas pour nous.

En ce qui concerne les plateaux et les pièces en plastique moins onéreuses, nous nous sommes fourni sur internet.

Directeurs et coordinateurs de tournois

Si les membres du club assistent à des matches et à des tournois extérieurs, quelqu’un peut vous aider à planifier les événements auxquels vous devez assister et vous aider à la logistique (questions des parents, inscription, transport, salles d’équipe, etc.)

Le recrutement

De nombreux clubs, notamment ceux qui organisent des compétitions ou offrent des cours à plusieurs niveaux, ont besoin d’entraîneurs externes. Peut-être aurez-vous de la chance et connaîtrez-vous quelqu’un qui sera entraîneur bénévole ; une heure par semaine suffira peut-être.

Si vous devez engager un entraîneur, ce sera généralement la plus grosse dépense de votre club. Si vous ne savez pas par où commencer, nous vous suggérons de prendre contact avec d’autres directeurs de club que vous connaissez peut-être, ou de vous renseigner pour savoir s’il existe un club pour adultes à proximité. Certains travaillent aux côtés de parents bénévoles, d’autres gèrent des opérations clés en main (aucune aide requise). La plupart d’entre eux facturent des frais par étudiant et par séance de club, souvent de l’ordre de 10 à 15 euros, ce qui peut limiter la participation. Si vous envisagez cette option, écrivez-nous, nous vous donnerons nos conseils.

En tout cas, pour nous le bénévolat a fonctionné alors nous vous le souhaitons aussi ! Longue vie au club d’échecs de Ramonville !